Može li virtuelni asistent da radi iz klijentove kancelarije

Može li virtuelni asistent da radi iz klijentove kancelarije

Možda vam ovaj naslov blog posta zvuči malo čudno, ali ja sam ga dobila u formi pitanja nakon jednog sastanka sa klijentom. Razgovor je trajao više od uobičajenog, jer smo se poznavali iz prethodnog perioda, pa je to bila prilika da se ispričamo i na neke druge teme osim one vezane za međusobnu saradnju.

Kada je došlo vreme da se naš razgovor završi, klijent mi je postavio upravo ovo pomenuto pitanje:

“Kao što je bilo reči, planiram da mnoge stvari izmenim u vezi svog pola, a između ostalog da preuredim i kancelariju, pa me zanima, može li ti da radiš iz moje kancelarije? Mislim…da li je to uobičajeno?”

Dala sam svoj odgovor i objasnila način na koji poslujem, ali sam i posle sastanka ostala zapitana nad ovim pitanje. ZAPITANOST – PITANJE – ODGOVOR. Pa, hajde da “razmrsimo konce”.

Verujem da postoje najmanje tri razloga zašto mi je postavljeno ovo pitanje. Ne mora se sve nužno odnositi na konkretnog klijenta, ali razmišljajući i o pitanjima nekih drugih na sličnu temu, došla sam do ova tri zaključka:

1.Neupućenost u način rada virtuelnih asistenata

Pre svega to je isključivo online način poslovanja, a sam virtuelni asistent može svoj posao raditi od kuće, iznajmljene kancelarije, iz nekog haba ili iz neke bašte kafića. On sam nije klijentov zaposleni već poslovni saradnik od koga klijent uzima usluge i vrlo često radi za više klijenata.

Ovo što smatram da je važno jeste da moje kolege i ja treba na pravi način da informišemo svoje klijente i potencijalne klijente kako bi lakše prešli na sledeću lestvicu, a to je:

2.Nepoznavanje online procesa rada i mogućnosti

Šta zapravo mislim kad ovo kažem?

Kada nemate fizički pored sebe kolegu koga možete da pitate nešto šta vas zanima dok radite, da mu date ili zatražite neke smernice gledajući ga tu pored sebe, onda je potrebno da posegnete za drugim načinima komunikacije.

Znam, znam, pomislićete na mobilni telefon, ali nije to jedini način i ne značli da vam se u svakom trenutku vaš saradnik, tj. virtuelni asistent može javiti.

Ono što želim da naglasim jeste da kada poslujete sa virtuelnim asistentima svoje poruke i kraće i duže sastanke možete obavljati putem programa: Skype, Zoom, Viber poziva i sličnih koji mogu biti instalirani i na vaš telefonu i kompjuter. Kao što sam već spomenula, vaš virtuelni asistent najčešće ne radi samo za vas, tako da pripremite svoja pitanja, a njega pitajte kada je slobodan za sastanak sa vama.

Takođe, proces rada i zajedničke zadatke možete postaviti i zajedno pratiti u Task Management sistemina ili Project Management sistemima kao što su Asane, Trello i sl. Nemojte se odmah prepasti, jer su to samo obični programi koji nas svima pomažu da bolje organizujemo posao i što je najvažnije da pratimo njegov tok.

Verujem da već znate da je vrlo važno da jasno definišete proces rada, cilj i vreme za koje se zadaci trebaju uraditi. Bez ova tri elementa kao i bez međusobne saradnje sa virtuelnim asistentom po pitanju davanja smernica, informacija, podataka, sadržaja i svega što je bitno da se posao završi, nema ni dobre saradnje.

Kao što sam u prvom zaključku pozvala svoje kolege da budu tu za svoje klijente, tako sada pozivam klijente da budu tu za svoje virtuelne asistente. Ne plašite se da prihvatite programe koji su vam možda do sada bili nepozanti i što je najvažnije, budite jasni šta i kako želite, jer ako vi ne poznajete svoj biznis i ono što želite njime da postignete, niko vam ne može pomoći.

3.Nepoverenje

Ovaj moj treći zaključak je nepoverenje. Ovo je vrrrrrrlo široka tema, zasnovana na predrasudama da:

  • Da ako nekoga možda nikada neću uživo videti, ne mogu biti ni sarađivati sa njim,
  • Da je poslovanje preko Interneta 100% prevara
  • Da je virtuelni asistent neki čudan naziv za one koji tamo-nešto rade, a ne znam ni šta

I da ne nabrajam dalje.

Na temi poverenja verujem da treba svi da radimo, počev od toga da predrasude maknemo u stranu, a otovrimo oči i uši kada slobodno postavljamo pitanja koja nas zanimaju, jer ne zaboravite NEMA GLUPIH I ČIDNIH PITANJA. Da svaki dan učimo nešto novo i da se ne plašimo nepoznatog.

How to get the writing mindset

How to get the writing mindset

Do you sometimes struggle with getting words for your next blog post? How often do you absolutely don’t know what to write staring at your screen?

If you want to improve your own performance, whether you’re a self-employed or not, don’t measure your achievements just by how much money you make. Instead, consider how happy you when you’re working on your next post. (више…)

How to be happier at work

How to be happier at work

Many of us were familiar with the symptoms of being overworked and filling that work is related to stress and anxiety.

Is it important for us to be happy and satisfied at work?

Why some of us don’t take steps to reduce the damage it can induce?

How often do we clean our minds and be patient with our fillings?

How important is to take care of our physical health?

Being busy often relate to success, especially when our business is booming. Then we are ready to jump very high with a million colorful balloons. 

But, we’ve wrongly come to accept that overload is OK because being busy indicates stress. Stress can be helpful and motivate but too much and too prolonged stress can be a downward spiral. But chronic stress can be very damaging.

Stress can be motivating and helpful but no too much and no every day, because chronic stress can be extremely damaging.

Here are five tips to stop feeling busy all the time and to clean your mind:

1. Stop multitasking immediately

Multitasking may seem efficient on the surface, but actually, takes more time in the end and involve more mistakes. Some research shows that shifting between tasks can cost as much as 40% of your productive time.

It’s better to use the 80/20 rule – identify the 20% of your tasks that are really effective and do them one at a time. Another good advice is to always start with the most important task first.

2. Never dive straight into work

Many people do the same thing when they turn off morning alarm and wake up. Guess what? Check their email, missed phone calls. Take a deep breath several times, or do 15 minutes meditation. Also, you can do some Yoga before you start your working day.

Don’t procrastinate yesterday’s challenges and tasks, but throwing yourself into work immediately can harm your long-term productivity. 

3. Eliminate the word “busy” from your vocabulary

Many kinds of research on the psychological aspects of language use explained that the words you use have more power than you think.

What we say “busy” we don’t recognize the good things and we don’t fill motivation. When we stop describing our lives as “busy”, we can feel less stress.

4. Timely stress management

It’s very important to have “my time” to:

  • get a good night’s rest,
  • meditate,
  • go to the gym or
  • take a vacation.

All of the above are the parts of your job and your life and put it on your agenda as well as your job tasks. We are more productive when we work from a happy state of mind.

5. If you’re the manager or boss redundant business isn’t a good business model.

The perception that hard work is the only way to rise in a company keeps employees working themselves into illness. Set priorities for all work so your employees can schedule tasks over a reasonable period of time.

We live in a world where we have more and more to do with less time. We’re less able to stand back and think.

When you don’t allow them time to slow down, you not only risk your health but also your business.

error: Content is protected !!